La rintracciabilità non è un archivio: cosa chiede davvero l’articolo 18 del Regolamento CE 178/2002
L’articolo 18 del Reg. (CE) 178/2002 non chiede soltanto di conservare documenti: occorre rendere disponibili informazioni che colleghino fornitori, lotti e destinatari. Vediamo come verificare se il sistema funziona davvero.
Una telefonata di luglio 2026. Cliente che lavora come fornitore di prodotti ittici lavorati per una catena di gastronomie del nord Italia. La voce tesa: "Mi hanno chiamato dalla catena, dicono che un loro cliente ha avuto una reazione allergica grave dopo aver mangiato un nostro prodotto. Devono sapere fra venti minuti quale lotto era, da dove veniva la materia prima, chi l'ha lavorata. Io ho tre quaderni di registri qua davanti e non riesco a venirne fuori in tempo".
Quei venti minuti li abbiamo passati al telefono, navigando insieme la sua documentazione cartacea. Siamo arrivati in tempo. Il lotto problematico è stato individuato, la catena ha potuto ritirare gli stock dagli altri punti vendita prima che ci fossero altri casi. La crisi è stata gestita.
Ma se quei venti minuti fossero diventati due ore? Cosa sarebbe successo?
Cosa dice esattamente l'Articolo 18
Il , all'articolo 18, stabilisce un obbligo di tracciabilità che è insieme semplicissimo nel principio e molto complesso nell'applicazione.
Il principio. Ogni operatore del settore alimentare deve essere in grado di individuare, in ogni momento, da chi ha ricevuto un alimento (cioè i propri fornitori) e a chi ha consegnato un alimento (cioè i propri clienti, se non sono consumatori finali). Questa informazione deve essere disponibile alle autorità competenti su richiesta.
Sembra ovvio. Lo è meno quando lo si applica a un ristorante o a una piccola produzione.
Per un ristorante l'obbligo "verso monte" è chiaro. Deve sapere da chi ha ricevuto le materie prime. DDT, fatture, lotti dichiarati. Questo lo gestiscono tutti, anche se con qualità diverse.
L'obbligo "verso valle" è invece più sottile. Un ristorante che serve direttamente il cliente finale (il consumatore) non ha obbligo formale di tracciabilità verso valle. Ma un ristorante che fa anche servizio catering, o che vende prodotti confezionati da asporto, o che fornisce un bar adiacente, sì.
Per una piccola produzione (un conservificio artigianale, un laboratorio di pasticceria che vende a colleghi) l'obbligo verso valle è sempre presente. Bisogna sapere a chi è andato ogni lotto.
Il punto critico: il tempo di risposta
La normativa europea non specifica un tempo entro cui l'operatore deve essere in grado di fornire le informazioni di tracciabilità. Dice "su richiesta delle autorità competenti, con la massima sollecitudine".
Nella pratica giurisprudenziale italiana e nei protocolli operativi delle ASL, il tempo accettato è di poche ore per ricostruzioni semplici (un singolo lotto, un singolo prodotto) e fino a 24-48 ore per ricostruzioni complesse (rete distributiva ampia, prodotto composto da molti ingredienti).
Oltre questi tempi, scatta una valutazione di "sistema di tracciabilità inadeguato" che è essa stessa sanzionabile, anche senza che si arrivi a un caso di crisi alimentare reale.
Il punto importante è che il tempo non si conta solo dal momento della richiesta. Si conta da quando il fatto avviene. Se un consumatore segnala un problema alle 18 di sabato e la catena della distribuzione cerca di contattare i suoi fornitori in serata, è il fornitore che ha l'obbligo di essere reperibile, o almeno di avere un sistema accessibile da remoto da chi è autorizzato.
Cosa significa "tracciabilità adeguata"
Nella pratica ispettiva, un sistema di tracciabilità si considera adeguato quando rispetta tre caratteristiche.
Completezza. Per ogni prodotto presente in giacenza, attualmente o nei mesi recenti, si deve poter risalire al DDT di ricezione, al fornitore, al lotto del fornitore, alla data di ricezione. Nessuna "isola" non tracciata.
Accessibilità in tempi rapidi. L'informazione deve essere recuperabile rapidamente. Un sistema cartaceo organizzato per data che richiede di scartabellare quattro raccoglitori per trovare un dato non è considerato adeguato. Un sistema digitale con ricerca per lotto è ovviamente preferibile, ma anche un sistema cartaceo ben indicizzato può essere sufficiente.
Verificabilità. Le informazioni dichiarate devono poter essere riscontrate con i documenti originali (DDT, fatture). Un foglio Excel compilato a mano senza i documenti originali alle spalle non è tracciabilità, è una dichiarazione non verificabile.
I tre livelli di tracciabilità nel settore food
In modo schematico, ci sono tre livelli crescenti di sofisticazione nella gestione della tracciabilità.
Livello base: tracciabilità di magazzino. So da chi ho ricevuto cosa. So quando l'ho ricevuto. So a che lotto del fornitore corrisponde. Questo livello soddisfa il minimo legale per un ristorante che serve direttamente al cliente finale.
Livello intermedio: tracciabilità di trasformazione. Sappia il livello base, ma in più so quale materia prima è entrata in quale piatto o preparazione. Per i piatti composti del giorno: quale lotto di pomodori è andato nel sugo di lunedì? Questo livello è obbligatorio per chi fa attività di catering o vendita a terzi, e fortemente raccomandato per qualsiasi ristorante che voglia gestire bene le crisi alimentari.
Livello avanzato: tracciabilità completa. Tutto il precedente, ma anche con identificazione del singolo piatto servito al singolo cliente. Questo livello, sostanzialmente impossibile con sistemi cartacei, oggi diventa fattibile con sistemi digitali che generano QR code univoci per ogni preparazione. Il cliente può scansionare e vedere l'intera filiera del suo piatto. Per il ristoratore è un'arma in caso di contenzioso (può dimostrare esattamente cosa il cliente ha mangiato).
Cosa sta cambiando con la digitalizzazione
Da quasi due anni in Italia diverse Regioni stanno spingendo, anche con incentivi, la digitalizzazione dei sistemi di tracciabilità nel settore food. La Sicilia ha pubblicato linee guida regionali nel 2024 che premiano sistemi che permettono accesso remoto agli ispettori in caso di necessità.
La tendenza è chiara. Nei prossimi anni la tracciabilità cartacea non sarà più formalmente illegale, ma sarà sempre più trattata come "non adeguata" nelle ispezioni che la trovano. L'industria alimentare ha già fatto questa transizione da anni. La ristorazione e le piccole produzioni la stanno facendo adesso.
In TrackEAT, il sistema digitale che ho sviluppato, ogni prodotto in entrata genera un lotto univoco e ogni preparazione che lo utilizza eredita la sua tracciabilità. Quando un piatto esce dalla cucina con un'etichetta QR, scansionarlo dà accesso all'intera filiera in due secondi. Una richiesta di tracciabilità che ai miei clienti di una volta richiedeva ore di ricerca, oggi si risolve nel tempo di mostrare il telefono all'ispettore.
Le sanzioni reali per inadeguatezza
D.Lgs. 190/2006 (norma sanzionatoria specifica per le violazioni del Reg. 178/2002).
Mancata predisposizione di un sistema di tracciabilità: 750 a 4.500 euro. È la sanzione che si applica quando il sistema non esiste proprio.
Sistema di tracciabilità presente ma inadeguato (incompleto, troppo lento, non verificabile): 350 a 2.100 euro.
Mancata o tardiva fornitura delle informazioni alle autorità: 500 a 3.000 euro.
Questi importi possono apparire contenuti rispetto ad altre sanzioni del settore. Ma la vera sanzione di un sistema di tracciabilità inadeguato non sono le multe. È l'inversione dell'onere della prova in caso di crisi alimentare. Se non riesci a dimostrare la filiera del prodotto, ti viene attribuita la responsabilità per default, con conseguenze civili e penali che possono essere molto pesanti.